Regulamin

Obowiązuje od 9 września 2026.

1. Czym jest VacationBook

VacationBook to strona internetowa jednego wyjazdu, dostępna pod linkiem i kodem QR, bez aplikacji do pobrania i bez zakładania konta przez uczestnika. Zawiera program dnia po dniu, wycieczki fakultatywne z zapisami, informacje praktyczne o kierunku, adresy i kontakt do pilota.

Do książki należą dwa panele: panel biura do wprowadzania i poprawiania treści oraz panel pilota na login i hasło, z listami zapisów i dietami. Uczestnik wyjazdu nie ma dostępu do żadnego z paneli.

Książka działa w białej etykiecie: uczestnik widzi logo i kolory biura. Nasza nazwa nie pojawia się w części widocznej dla uczestnika.

2. Dla kogo jest ta usługa

Usługa jest przeznaczona dla przedsiębiorców — biur podróży, organizatorów turystyki i pilotów prowadzących własną działalność. Nie sprzedajemy jej konsumentom. Uczestnik wyjazdu nie jest naszym klientem; korzysta z książki udostępnionej mu przez biuro.

Składając zamówienie, potwierdzasz, że działasz w imieniu biura i masz prawo przekazać nam materiały, które nam przesyłasz.

3. Cennik i zawarcie umowy

Cennika nie publikujemy na stronie. Wysyłamy go po wypełnieniu formularza, razem z kodem do książki demo. Rozliczamy się od wydanego dostępu — czyli od uczestnika, któremu biuro faktycznie udostępniło książkę — ze stawką sezonową dla biur robiących wiele wyjazdów oraz opłatą minimalną za wyjazd. Ceny podajemy w złotych.

Umowa jest zawarta z chwilą pisemnego potwierdzenia zamówienia przez obie strony — mailem to też jest forma pisemna w tym rozumieniu. Wycena przesłana linkiem obowiązuje przez okres w niej wskazany.

4. Płatność

Płatność następuje przelewem, na podstawie rachunku, w terminie na nim wskazanym. Okres korzystania z książki opłacany jest z góry. Za opóźnienie w płatności możemy naliczyć odsetki ustawowe za opóźnienie.

Nie jesteśmy podatnikiem VAT. Wystawiamy rachunek bez podatku VAT, więc nie ma na nim kwoty do odliczenia. Rachunek jest dowodem księgowym po Twojej stronie.

5. Uruchomienie i terminy

Pierwszą książkę składamy razem z biurem. Termin uruchomienia zależy przede wszystkim od tego, jak szybko dostajemy program wyjazdu, zdjęcia i odpowiedzi na pytania — bez kompletu materiałów nie ma z czego złożyć książki, więc terminy liczymy od ich otrzymania, a nie od daty zamówienia.

Kolejne wyjazdy biuro tworzy samodzielnie w panelu, na szkielecie poprzednich. Na życzenie składamy je my — jako osobno wyceniona usługa.

6. Usługi dodatkowe

• Złożenie książki za biuro — wprowadzamy program i zdjęcia, biuro dostaje gotowy link do sprawdzenia.
• Poprawki po uruchomieniu — zmiany w treści wykonywane przez nas.
• Wersja w innym języku — tłumaczenie treści książki. Adresy, godziny i nazwy własne zostają bez zmian. Wyceniamy osobno, poza ceną podstawową.

Każda z nich ma stawkę w cenniku i jest zamawiana osobno.

7. Obowiązki biura

• Przekazać prawdziwe i aktualne dane wyjazdu: program, godziny, adresy, ceny wstępów i wycieczek fakultatywnych.
• Mieć prawo do materiałów, które nam przekazuje — zdjęć, tekstów, logo.
• Sprawdzić treść książki, zanim udostępni ją uczestnikom. To biuro odpowiada wobec swoich klientów za to, co jest w programie.
• Chronić dane logowania do panelu biura i panelu pilota oraz odbierać dostęp osobom, które przestały współpracować.
• Rozliczać się z uczestnikami za wycieczki fakultatywne we własnym zakresie. Nie pośredniczymy w płatnościach między biurem a uczestnikiem.

8. Dane uczestników wyjazdu

Dane uczestników wprowadzone do książki — imię, numer rezerwacji, zapisy na wycieczki, zgłoszone diety i alergie, zgody na kontakt — należą do biura. Biuro jest ich administratorem, my jesteśmy podmiotem przetwarzającym i przetwarzamy je wyłącznie po to, żeby książka działała.

Nie budujemy z nich wspólnej bazy, nie udostępniamy ich innym biurom i nie sprzedajemy ich nikomu. Biuro może wyeksportować je do arkusza w dowolnym momencie, również w dniu zakończenia współpracy.

Zasady powierzenia opisuje Polityka prywatności, sekcja 4. Na życzenie podpisujemy osobną umowę powierzenia przetwarzania danych.

9. Dostępność

Książka stoi na infrastrukturze zewnętrznego dostawcy hostingu. Staramy się, żeby była dostępna nieprzerwanie, ale nie obiecujemy stuprocentowej dostępności — nikt uczciwy tego nie obiecuje. Planowane przerwy techniczne zapowiadamy z wyprzedzeniem i wykonujemy je poza sezonem, jeśli tylko się da.

Nie odpowiadamy za przerwy wynikające z awarii po stronie dostawców infrastruktury, operatorów sieci ani z działania siły wyższej.

10. Prawa autorskie

Oprogramowanie książki, szkielet rozdziałów, panele i teksty informacyjne o kierunkach są naszą własnością. Biuro dostaje prawo korzystania z nich na czas trwania umowy, na potrzeby własnych wyjazdów. Nie wolno ich odsprzedawać, udostępniać innym biurom ani kopiować do własnego systemu.

Treść wprowadzona przez biuro — program, zdjęcia, logo, opisy — pozostaje własnością biura. Materiały jednego biura nie trafiają do książek innego biura ani do naszego wspólnego banku zdjęć.

11. Wykaz umów do Turystycznego Funduszu Gwarancyjnego

Panel składa wykaz umów w strukturę opisaną w art. 9 ust. 1 ustawy i wydaje go jako plik. Plik zawiera wyłącznie dane wprowadzone przez biuro.

Nie przekazujemy tych danych do funduszu. Plik wgrywa człowiek z biura, własnym loginem, na swoim koncie w systemie funduszu. Nie mamy tam konta, nie chcemy go mieć i nie przechowujemy niczyich haseł do systemów publicznych.

Za poprawność, kompletność i terminowe przekazanie wykazu odpowiada biuro. Narzędzie nie potwierdza spełnienia obowiązku sprawozdawczego. Terminy i liczniki dni pokazywane w panelu są pomocą w pracy, a nie poradą prawną ani stanowiskiem funduszu.

Umowa z niekompletnymi danymi nie wchodzi do pliku. Panel pokazuje przy niej, czego brakuje. Uzupełnienie należy do biura.

12. Bez obietnic wyniku

Opisujemy, co robi nasza usługa, i nie obiecujemy, jaki da wynik. Nie gwarantujemy konkretnej sprzedaży wycieczek fakultatywnych, liczby zapisów, ocen ani oszczędności czasu pilota. Zależą one od wyjazdu, grupy, ceny i sposobu, w jaki biuro korzysta z książki.

13. Odpowiedzialność

Nasza odpowiedzialność wobec biura ogranicza się do wysokości wynagrodzenia zapłaconego za usługę, której dotyczy roszczenie, w okresie dwunastu miesięcy przed jego powstaniem. Nie odpowiadamy za utracone korzyści.

Ograniczenie nie dotyczy szkody wyrządzonej umyślnie ani przypadków, w których przepisy bezwzględnie obowiązujące nie pozwalają na jego zastosowanie.

14. Rezygnacja i zwroty

Zasady rezygnacji, zwrotów i reklamacji opisuje osobny dokument: Rezygnacja i zwroty. Stanowi on część tego regulaminu.

15. Reklamacje

Reklamacje przyjmujemy mailem na joanna@triplogicroi.com. Odpowiadamy w ciągu 14 dni. W zgłoszeniu wystarczy podać, czego dotyczy i czego oczekujesz.

16. Usługi podmiotów trzecich

Do prowadzenia serwisu korzystamy z zewnętrznych dostawców — hostingu, poczty, magazynu plików i narzędzi pomiarowych. Ich lista jest w Polityce prywatności, sekcja 6. Nie odpowiadamy za działanie ich usług, a przetwarzanie danych po ich stronie regulują ich własne warunki.

17. Zmiany regulaminu

Możemy zmienić ten regulamin. O zmianie informujemy mailem z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem. Zmiana nie działa wstecz: do zamówień już złożonych stosuje się brzmienie z dnia zamówienia. Jeśli nie zgadzasz się na zmianę, możesz zakończyć współpracę z końcem opłaconego okresu.

18. Prawo i sąd

Do umowy stosuje się prawo polskie. Spory rozstrzyga sąd właściwy miejscowo dla Gdańska. Zanim ktokolwiek pójdzie do sądu, próbujemy dogadać się mailem albo telefonicznie — do tej pory zawsze wystarczało.

19. Kontakt

Joanna Falkowska-Czubkowska, ul. Przytulna 20B lok. 25, 80-176 Gdańsk.
joanna@triplogicroi.com · tel. +48 665 999 686.