Polityka prywatności
Obowiązuje od 31 sierpnia 2026.
Ten dokument mówi, co robimy z danymi osób, które piszą do nas przez formularz na triplogicroi.com, oraz z danymi uczestników wyjazdów wprowadzonymi do książek VacationBook. To dwie różne sprawy i opisujemy je osobno, bo w każdej z nich mamy inną rolę.
1. Kto odpowiada za dane
Administratorem danych osób kontaktujących się z nami jest Joanna Falkowska-Czubkowska, ul. Przytulna 20B lok. 25, 80-176 Gdańsk. Kontakt w sprawie danych: joanna@triplogicroi.com, tel. +48 665 999 686. Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych — nie ma takiego obowiązku przy tej skali.
2. Jakie dane zbieramy od biur
| Rodzaj | Co konkretnie |
|---|---|
| Kontaktowe | Nazwa biura, imię i nazwisko osoby kontaktowej, adres e-mail, numer telefonu |
| O zapotrzebowaniu | Kierunek najbliższego wyjazdu, typ wyjazdu, liczba dni, liczba uczestników, liczba wyjazdów w sezonie, czy jedzie pilot |
| Rozliczeniowe | Dane do rachunku, historia zamówień i płatności |
| Korespondencja | Maile, wiadomości i pliki, które nam przysyłasz |
| O korzystaniu ze strony | Odwiedzone podstrony, przybliżona lokalizacja na poziomie kraju i miasta, typ urządzenia i przeglądarki — zbierane tylko za zgodą, patrz Polityka cookies |
3. Po co i na jakiej podstawie
- Żeby odpowiedzieć na prośbę o cennik i przygotować wycenę — art. 6 ust. 1 lit. b RODO, czynności przed zawarciem umowy.
- Żeby wykonać umowę i utrzymywać książki wyjazdów — art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
- Żeby wystawić rachunek i prowadzić ewidencję sprzedaży — art. 6 ust. 1 lit. c RODO, obowiązki podatkowe.
- Żeby zmierzyć, jak działa strona (Meta, Hotjar) — art. 6 ust. 1 lit. a RODO, wyłącznie za zgodą wyrażoną w banerze.
- Żeby dochodzić lub bronić roszczeń — art. 6 ust. 1 lit. f RODO, nasz prawnie uzasadniony interes.
Nie wysyłamy newslettera i nie zapisujemy nikogo na listę wysyłkową na podstawie samego formularza. Piszemy w sprawie, w której ktoś się do nas odezwał.
4. Dane uczestników wyjazdu — tu jesteśmy tylko wykonawcą
Do książki wyjazdu trafiają dane uczestników: imię, numer rezerwacji, zapisy na wycieczki fakultatywne, zgłoszone diety i alergie oraz zgody na kontakt. Wprowadza je biuro albo sam uczestnik.
Administratorem tych danych jest biuro podróży, nie my. My jesteśmy podmiotem przetwarzającym w rozumieniu art. 28 RODO i przetwarzamy je wyłącznie na udokumentowane polecenie biura, po to, żeby książka i panele działały. Na życzenie podpisujemy osobną umowę powierzenia.
Zgłoszona dieta albo alergia bywa informacją o zdrowiu, czyli szczególną kategorią danych z art. 9 RODO. Dlatego uczestnik podaje ją sam, dobrowolnie i tylko wtedy, gdy chce, żeby restauracja o niej wiedziała. Widzi ją pilot i biuro, nie cała grupa.
Co z tego wynika w praktyce:
- Nie budujemy z tych danych wspólnej bazy i nie łączymy danych jednego biura z danymi drugiego.
- Nie sprzedajemy ich ani nie udostępniamy nikomu poza dostawcami z sekcji 6.
- Biuro eksportuje je do arkusza w dowolnym momencie, także w dniu zakończenia współpracy.
- Po zakończeniu umowy usuwamy je albo zwracamy biuru — decyduje biuro.
- Uczestnik, który chce skorzystać ze swoich praw, zgłasza się do biura. Jeśli napisze do nas, przekazujemy sprawę biuru i informujemy go o tym.
5. Zgody na kontakt zbierane w książce
Uczestnik zaznacza zgodę marketingową sam, w książce, i widzi przy niej, czego dotyczy. Kto jej nie zaznaczył, ten nie trafia na listę wysyłkową biura i nie da się go tam dopisać ręcznie. Każda wiadomość wysłana na tej podstawie ma link do wycofania zgody. Administratorem tej zgody jest biuro.
6. Komu przekazujemy dane
Nie sprzedajemy danych. Korzystamy z dostawców, bez których serwis by nie działał:
| Dostawca | Do czego | Gdzie przetwarza |
|---|---|---|
| Vercel | Hosting strony, książek i paneli | UE i USA |
| Cloudflare | Magazyn zdjęć wykorzystywanych w książkach | UE i USA |
| Google Workspace | Poczta joanna@triplogicroi.com | UE i USA |
| Resend | Wysyłka powiadomień o zgłoszeniach z formularza | UE i USA |
| Telegram | Powiadomienie o nowym zgłoszeniu — trafia tam nazwa biura, e-mail i telefon | poza EOG |
| Meta Platforms | Pomiar skuteczności reklam — tylko za zgodą | USA |
| Hotjar | Statystyka korzystania ze strony — tylko za zgodą | UE |
Dane przekazujemy też biuru rachunkowemu i — gdy zajdzie taka potrzeba — doradcy prawnemu oraz organom uprawnionym na podstawie przepisów.
7. Przekazywanie poza Europejski Obszar Gospodarczy
Część dostawców przetwarza dane poza EOG, przede wszystkim w Stanach Zjednoczonych. Opieramy się wtedy na standardowych klauzulach umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską albo na decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, jeśli dostawca jest nią objęty.
8. Jak długo trzymamy dane
- Zapytania, które nie skończyły się współpracą — do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, potem usuwamy. Na prośbę kasujemy od razu.
- Dane klientów — przez czas trwania umowy i przez okres przedawnienia roszczeń.
- Rachunki i ewidencja sprzedaży — 5 lat, licząc od końca roku podatkowego, w którym powstał obowiązek podatkowy.
- Dane uczestników wyjazdu — przez czas określony przez biuro, nie dłużej niż do zakończenia umowy z biurem.
- Dane z narzędzi pomiarowych — zgodnie z okresami wskazanymi w Polityce cookies.
9. Twoje prawa
Masz prawo do dostępu do swoich danych, sprostowania ich, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przeniesienia oraz sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie. Zgodę możesz wycofać w każdej chwili — wycofanie nie wpływa na to, co zrobiliśmy zgodnie z prawem wcześniej.
Napisz na joanna@triplogicroi.com. Odpowiadamy w ciągu miesiąca.
Masz też prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
10. Czy podanie danych jest obowiązkowe
Nie, ale bez adresu e-mail i telefonu nie odeślemy cennika ani wyceny — formularz służy dokładnie do tego. Bez danych do rachunku nie wystawimy rachunku.
11. Bezpieczeństwo
Dostęp do paneli chronią loginy i hasła, połączenie jest szyfrowane, a dostęp do plików biur mają wyłącznie osoby, które muszą go mieć. Nie przechowujemy danych kart płatniczych — rozliczamy się przelewem na podstawie rachunku.
12. Zautomatyzowane decyzje
Nie profilujemy nikogo i nie podejmujemy wobec nikogo decyzji wyłącznie automatycznie. Wycena z formularza to arytmetyka według cennika, a nie decyzja w rozumieniu art. 22 RODO — ostateczną cenę potwierdza człowiek.
13. Zmiany
Ten dokument możemy zmieniać. Data u góry pokazuje, kiedy zmienialiśmy go ostatni raz. O istotnych zmianach informujemy mailem klientów, których dotyczą.